Assistant(e) de direction, le nouveau manager de l’entreprise

Bruxelles, le 14 avril 2015 – À l’occasion de la Journée des assistant(e)s de direction qui a lieu le 16 avril, OfficeTeam, la division de Robert Half spécialisée dans le recrutement de profils administratifs temporaires, a cherché à en savoir plus sur le nouveau rôle des assistant(e)s de direction et l’importance des titres et des descriptions de fonctions. Voici la synthèse des informations recueillies auprès de la haute-école ODISEE (anciennement HUB-KAHO) et d’assistant(e)s de direction.

Plus des trois quarts (78 %) des assistants administratifs considèrent que depuis 2008 leurs tâches quotidiennes ont évolué. C’est ce que révèle une enquête indépendante commandée par OfficeTeam portant sur 301 assistant(e)s de direction, assistant(e)s personnel(le)s, assistant(e)s administratif(-ve)s, secrétaires et collaborateurs administratifs en Belgique.

Près de la moitié (49 %) des professionnels administratifs interrogés déclarent qu’ils doivent gérer toujours davantage de projets et que leurs responsabilités ont été revues à la hausse. 38 % des répondants estiment qu’on leur demande d’être plus rapides dans le suivi des projets. En outre, plus d’un quart (27 %) des personnes interrogées estiment qu’elles doivent faire preuve de plus de flexibilité et collaborer avec davantage de départements.

Maj Buyst, Director OfficeTeam le confirme : « Les entreprises prennent de plus en plus d’initiatives de croissance, ce qui entraine plus de projets et une charge de travail plus élevée. Dans le même temps, ceci souligne l’importance pour les professionnels administratifs de jouer un rôle clé dans l’entreprise.  Aujourd’hui, se contenter de remplir les tâches reprises dans le descriptif de la fonction ne suffit plus. On demande aux employés d’être plus flexibles, autonomes dans leur travail et de faire preuve de sens de l’initiative. Les employés administratifs prisés aujourd’hui sont multi-facettes, multilingues, disposant non seulement des compétences informatiques nécessaires mais qui sont aussi capables de prendre en charge plusieurs tâches et responsabilités en même temps.

Kathleen De Mol, Management Assistant ajoute : « On exige désormais toujours plus des assistant(e)s de direction. On leur demande notamment de prendre davantage d’initiatives dans de nombreux domaines et de remplir des tâches qui ne faisaient pas partie de leur fonction il y a quelques années seulement. Les assistant(e)s de direction doivent aujourd’hui faire plus preuve d’autonomie, prendre plus d’initiatives et s’impliquer davantage dans la gestion des projets, ce qui signifie qu’ils sont amenés à exercer davantage de responsabilités au sein de l’entreprise. Les managers mêmes comptent sur l’assistant(e) de direction pour remplir des responsabilités au sein de l’entreprise. On lui demande également de prendre des décisions et de donner son avis ».

Selon OfficeTeam, les 3 « soft skills » (compétences générales) les plus demandées pour les assistant(e)s de directions et les assistant(e)s administratif(-ve)s sont, depuis ces dernières années :

  1. Polyvalence
  2. Autonomie
  3. Sens de l’initiative

« Par rapport à il y a quelques années, l’assistant(e) de direction doit aujourd’hui doit davantage s’impliquer dans la vie du service et de l’entreprise. C’est la personne de contact pour les collègues. On lui demande de résoudre les problèmes qui se posent au quotidien. La partie gestion du personnel est devenue très importante dans cette fonction », précise Kathleen De Mol.

Véronique Graind’Orge, Responsable de la formation en Gestion administrative au sein de la haute école ODISEE (anciennement HUB-KAHO) ajoute : « Les licenciés en Gestion administrative ne doivent plus seulement maîtriser les langues étrangères et MS Office. Depuis quelques années, ils sont également formés à la gestion de projets et à l’organisation d’événements. Ils apprennent aussi à maîtriser et gérer les procédures de manière rapide et efficace. En tant qu’utilisateurs clés de différentes suites bureautiques, ils constituent un maillon capital entre les informaticiens et les autres utilisateurs de logiciels dans l’entreprise. Cette évolution récente explique pourquoi, depuis quelques années, les programmes de formation en Gestion administrative attirent toujours plus de garçons. L’Office Manager forme aujourd’hui une véritable équipe avec son manager, ce qui a permis d’élargir la fonction. C’est la raison pour laquelle, pour réussir dans cette fonction, il faut être capable de travailler en autonomie, de gérer les problèmes et avoir l’esprit d‘équipe ».

Description de la fonction et titre

Les fonctions des professionnels administratifs évoluent et augmentent régulièrement. Une enquête internationale révèle que la moitié des professionnels administratifs estime que la description de leur fonction correspond à leur travail. Plus de 4 professionnels administratifs sur 10 (41 %) estiment pour leur part que la description de la fonction ne correspond pas à la réalité, étant donné que les tâches qu’ils sont amenés à effectuer ont connu une évolution considérable. 9 % des répondants sont incapables de répondre à cette question, étant donné qu’ils ne se souviennent plus de la description exacte de leur fonction.

Il faut cependant faire preuve d’une certaine flexibilité en ce qui concerne l’interprétation et l’application des descriptions de fonctions. Plus de la moitié (55 %) des employés administratifs estiment en effet qu’ils effectuent très souvent des tâches qui ne sont pas reprises dans la description de leur fonction. Plus d’un tiers des répondants (32 %) estiment que cela se produit assez souvent, tandis que 12 % estiment que cela se produit rarement.

« On sous-estime souvent l’importance d’une bonne description de fonction, alors que les conséquences peuvent être importantes. Une bonne description de fonction est absolument nécessaire si l’on veut mener à bien un processus de recrutement, car elle permet aux managers responsables du recrutement d’attirer les bons candidats et de réduire le nombre de candidatures qui ne répondent pas au profil recherché, ce qui représente un gain de temps pour l’employeur », déclare Maj Buyst.

Hilde Sette, Executive Secretary ajoute à ce sujet : « Il faut toutefois prévoir une certaine flexibilité au niveau de la description de fonction. L’expérience m’a appris que certaines tâches viennent toujours s’ajouter à la description initiale. Cependant, je pense qu’il est important de revoir régulièrement la description de fonction afin de pouvoir la modifier si le collaborateur est amené à exercer des responsabilités supplémentaires ».

« La description de la fonction est très importante quel que soit l’emploi. J’ai pu constater que plus de 50 % des tâches que l’assistant(e) de direction est amené(e) à exécuter ne sont pas reprises dans la description de la fonction. L’assistant(e) de direction joue un rôle essentiel dans l’entreprise et il/elle est de plus en plus souvent responsable du bon fonctionnement de celle-ci. Ce sont des éléments qu’il n’est pas toujours possible de préciser clairement par écrit. C’est la raison pour laquelle cet emploi est particulièrement varié et intéressant », précise Kathleen De Mol, Management Assistant.

Tout est dans le titre ?

La très grande majorité (93 %) des professionnels administratifs estime qu’il est important que le titre de la fonction indique les tâches et les responsabilités. 53 % trouvent que ce point est très important, tandis que 40 % estiment que c’est plutôt important. Seuls 7 % d’entre eux considèrent que cela n’est pas important.

Sur ce point, Kathleen De Mol considère pour sa part que « le titre de la fonction n’est pas très important. Le plus important, du moins en ce qui me concerne, c’est de pouvoir exercer un emploi dans le cadre duquel on peut être amené à faire différences choses passionnantes. Littéralement, « assistant(e) de direction » signifie que l’on ne travaille que pour le(s) manager(s). Aujourd’hui, c’est rarement le cas. L’assistant(e) de direction est de plus en plus souvent responsable du bon fonctionnement du service, ce qui permet au management de mieux se concentrer sur ce qu’il a à faire ».

Document: Communiqué de press : Management Assistant Day 2015