Télétravail : ce qui était considéré comme un avantage professionnel il n'y a pas si longtemps est désormais une obligation dans de nombreux endroits du pays. La pandémie de COVID-19 perturbe les entreprises de toutes tailles et force de nombreux travailleurs à s'adapter brusquement à de nouveaux environnements professionnels, bien que temporaires.

L’expérience de télétravail peut être considérablement différente de celle vécue au bureau, et la transition rapide vers cet aménagement peut donc s’avérer déroutante. Quelles sont les meilleures méthodes pour rester en contact avec les collègues et les managers ? Votre équipement technique est-il adapté ? Est-il tout simplement possible que des équipes entières travaillent efficacement à partir de différents endroits ? (Indice : oui.)

Les professionnels du monde entier qui ont recours avec succès au télétravail depuis des années ont jeté les bases solides de meilleures pratiques qui vous aideront à naviguer en territoire inconnu, que ce soit à titre individuel ou à l'échelle d'équipes et d'organisations entières.

Lorsque vous lirez les 15 conseils de télétravail suivants, n'oubliez pas qu'il ne s'agit pas de règles absolues. Chacun vit une situation qui lui est propre, et vu le nombre de personnes qui doivent s'adapter à une nouvelle normalité, des exceptions et des obstacles sont à prévoir sur le parcours. Alors, n'oubliez pas de vous laisser une marge de manœuvre en ces temps difficiles. Les méthodes éprouvées suivantes vous aideront à rester concentré et à garder le moral en période de télétravail :

1. Respectez un horaire (autant que possible)

L'une des principales clés du télétravail est le respect d’un horaire régulier, qui doit idéalement se rapprocher au maximum de vos heures de travail normales. D'une part, vous devez être disponible en même temps que vos collègues afin d'éviter de répondre aux questions ou de réagir aux problèmes en retard. Vous serez également moins tenté de laisser les heures de travail déborder sur votre temps personnel, ce qui peut lentement épuiser l'énergie dont vous avez tant besoin sur les deux fronts.

D’autre part, vous devez faire preuve de flexibilité avec vos routines. Essayez de maintenir une certaine régularité dans les heures de début et de fin, sans toutefois être rigide au point de vous sentir obligé de faire des pauses ou d’exécuter les mêmes tâches aux mêmes heures chaque jour. Maintenir une certaine fluidité vous aidera à rester performant.

2. Trouvez votre espace

Il est également essentiel d'avoir un espace de travail séparé de votre espace personnel – toujours dans la mesure du possible. Si vous disposez d’une chambre d'amis ou d’une pièce que vous utilisez moins souvent, convertissez-la en bureau à domicile. Gardez autant que possible la porte fermée. Une fois dans cette pièce, votre environnement immédiat devient un repère visuel constant qui vous indique que vous devriez être en mode travail.

Si vous ne disposez pas d'un espace de travail séparé, essayez de vous asseoir sur une chaise différente ou sur le côté opposé du canapé. Même les changements les plus subtils peuvent se révéler efficaces pour vous mettre dans un état d’esprit professionnel.

Et maintenez votre espace de travail à domicile en ordre. L'encombrement visuel peut augmenter votre niveau de stress. Cela vous évitera par ailleurs de trébucher sur des cordons et des câbles que vous n’avez pas l’habitude de voir au sol.

3. Ayez conscience de votre période de productivité idéale

Vous savez comment — et quand — vous êtes plus efficace sur certains types de projets, alors inspirez-vous-en pour définir votre emploi du temps. Par exemple, si vous n’êtes pas du matin, évitez d’y travailler sur les tâches les plus critiques ou difficiles. Attendez d’être plus alerte et productif et utilisez les premières heures pour gérer des tâches plus routinières. Ou inversement. Vous ne pourrez peut-être pas éviter une téléconférence en dehors de votre période de collaboration idéale, mais exploitez vos atouts autant que vous le pouvez.

4. Protégez votre équilibre travail-vie privée

Lorsque votre bureau et votre lieu de vie se trouvent au même endroit, le travail peut facilement déborder sur vos heures de repos. Ne laissez pas cela se produire. Du moins pas systématiquement. L'équilibre travail-vie privée est essentiel pour la santé mentale et la productivité. Ne jamais déconnecter complètement peut rapidement engendrer de la frustration et aboutir à un burn-out. Préservez votre temps personnel et éteignez votre ordinateur ou vos applications lorsque votre journée de travail est terminée.

Résistez à la tentation de vouloir accélérer un projet car vous estimez pouvoir le « terminer en quelques heures de plus ». Et ne succombez pas à l’envie de consulter vos e-mails une fois la journée terminée. Utilisez ce temps pour vous ou votre famille.

Certains soirs, voire certains week-ends, vous pourriez bien entendu être amené à travailler plus longtemps. Et c'est compréhensible, tant que cela reste occasionnel et ne devient pas une habitude. Et lorsque vous modifiez temporairement votre équilibre travail-vie privée de la sorte, ayez conscience que tout le monde n’en fait pas de même.

Si vous devez envoyer un e-mail à un collègue un soir ou un week-end, indiquez clairement que vous n’attendez pas une réponse en dehors des heures de travail. Par mesure de précaution supplémentaire, ajoutez un indice comme « — non urgent » en objet afin de signifier immédiatement au destinataire que vous respectez son équilibre travail-vie privée.

5. Éloignez-vous des distractions

Une autre raison qui justifie la création d’un espace de télétravail séparé est la barrière qu'il installe entre vous et toutes les sources de distraction potentielles — vos appareils, la télévision, le réfrigérateur et toutes les autres choses qui pourraient vous tenter à la maison.

Et il en va de même pour toutes les personnes avec qui vous vivez. Essayez de faire en sorte que vos proches, enfants ou colocataires sachent qu'il ne faut pas vous déranger un maximum lorsque vous travaillez, sauf pour les urgences. Lorsque tout le monde est enfermé ensemble toute la journée, les interruptions sont bien entendu inévitables, alors efforcez-vous d’être patient et de rester calme.

6. Ne négligez pas les pauses (ni votre cou et votre dos)

Lorsque vous faites du télétravail, prenez une pause de temps à autre, tout comme vous le feriez au bureau. Levez-vous et quittez votre espace de travail dédié toutes les deux ou trois heures. Prenez 15 minutes pour méditer ou vous étirer rapidement, discuter avec un ami ou un membre de la famille, ou faire une promenade pour prendre l’air et vous recentrer. Cela peut vous aider à vous revigorer et à vous reconcentrer avant de reprendre vos activités professionnelles.

Il peut également être intéressant d'investir dans un bureau ou une plateforme assis/debout pour surélever votre bureau et vous permettre de vous tenir debout pendant que vous travaillez. Si vous ne voulez pas rester assis toute la journée, vous ne voulez pas non plus rester tout le temps debout. Variez vos positions tout au long de la journée pour ne pas exercer la même pression sur les mêmes muscles toute la journée, tous les jours.

7. Gardez les apparences

Ne vous laissez pas aller à devenir le cliché du télétravailleur qui a cessé de prendre soin de lui et porte un pyjama toute la journée, du moins la plupart du temps. Conserver votre routine matinale habituelle « douche et vêtements de travail » peut vous mettre dans le bon état d’esprit pour entamer votre journée de travail.

8. Restez en bonne santé

Avoir tout son réfrigérateur et garde-manger à disposition pour grignoter tout au long de la journée de travail crée la tentation de manger plus souvent que d'habitude, même en petites quantités. Essayez de porter vos choix sur des options saines comme des fruits et légumes ou autres snacks nutritifs, plutôt que sur des chips ou des bonbons. Ou du moins, essayez de limiter les articles moins nutritifs. Et veillez à boire beaucoup d'eau.

Par ailleurs, ne mangez pas à votre bureau ou à l’endroit où se trouve votre installation de télétravail. Prenez vos repas dans votre propre espace, et non dans votre espace de travail. Cela contribuera à renforcer vos frontières mentales par rapport au télétravail.

Et dans la mesure du possible, essayez de privilégier un sommeil suffisant — en vous fixant idéalement des heures de coucher et de réveil à peu près similaires tous les jours. Bouger est également essentiel. Si une bonne alimentation, l’exercice physique et un repos suffisant sont importants en des temps meilleurs, ils le sont d’autant plus en ce moment.

9. Sortez si vous le pouvez

En période de télétravail, sortir régulièrement est essentiel pour votre santé mentale et physique. Que ce soit pour faire un jogging dans le quartier, promener votre chien, jardiner ou pratiquer une autre activité, essayez de prendre l’air environ une heure chaque jour. La vitamine D du soleil vous aide à rester en bonne santé, et voir le monde extérieur peut vous aider à ne pas vous sentir comme un lion en cage. Veillez simplement à respecter les règles de distanciation sociale nécessaires.

10. Apprenez à accepter le bruit de fond

Gardez à l'esprit que lorsque vous faites du télétravail, vous ne pouvez pas empêcher les bruits occasionnels. Des véhicules bruyants peuvent passer, votre voisin peut tondre la pelouse ou vos enfants peuvent crier lorsque vous participez à des téléconférences ou à des appels vidéo.

C’est tout à fait acceptable. Autorisez-les et ne tentez pas de les masquer. Si vous êtes interrompus par les jappements de votre chiot ou un autre bruit intense, excusez-vous pour l'interruption et poursuivez. N’en faites pas toute une montagne ; bien d'autres personnes sont dans la même situation.

11. Communiquez tôt et souvent

En période de télétravail, surtout si elle est prolongée, il est facile de se sentir isolé. Si vos collègues ne sont pas physiquement avec vous, il est essentiel de maintenir un contact étroit avec eux. Exploitez tous les moyens de communication à votre disposition.

Si votre équipe utilise une plateforme de chat de groupe comme Slack ou Skype, gardez-la ouverte (au moins en arrière-plan) et activez les notifications. Vous vous sentirez plus connecté et éviterez de rater les conversations d'équipe et les mises à jour importantes.

Pour les réunions, en groupe ou individuelles, la vidéo peut faire des merveilles pour le télétravailleur. Si un appel vidéo sur Zoom ou FaceTime, par exemple, vous oblige effectivement à vous coiffer et à quitter votre survêtement (ce que vous devriez faire de toute façon — voir le conseil n° 7), voir les visages et les expressions de vos collègues tout en élaborant une stratégie ou en bavardant simplement renforce le sentiment de connexion, et contribue à la fois au moral et à la productivité.

12. Demandez ce dont vous avez besoin

Posséder le bon équipement est un autre élément essentiel du télétravail. Un ordinateur portable compatible avec la vidéo et équipé de tous les logiciels dont vous avez besoin pour établir une communication quasi constante avec vos collègues est généralement l'outil le plus essentiel. À l'heure actuelle, la souris n'est pas le seul périphérique dont vous aurez besoin ; tentez également d’obtenir un casque, au minimum.

Si vous manquez d’un quelconque élément nécessaire pour exécuter votre travail ou rester en contact avec l'équipe, demandez-le. L’objectif de votre manager et de votre entreprise est de vous équiper pour travailler efficacement. Mais ils ne réaliseront peut-être pas qu'il vous manque un élément, à moins que vous ne le leur disiez.

13. Restez en sécurité

Étant donné que vous vous trouvez en dehors du réseau protégé de votre entreprise, votre sécurité numérique est entre vos mains. S’il est admis qu’il n’est pas réaliste de sécuriser votre connexion Internet à domicile comme celle de votre bureau, vous pouvez néanmoins prendre certaines mesures pour réduire les vulnérabilités.

Modifiez le mot de passe de votre routeur. Cela permet d'empêcher des individus de se connecter à l’aide d’informations d'identification par défaut — qui sont généralement toujours les mêmes, et donc faciles à deviner — et de prendre le contrôle de votre réseau ou d'infecter votre équipement avec des logiciels de suivi ou malveillants. Et veillez à utiliser un mot de passe fort, idéalement composé de 16 caractères.

Mettez à jour l’ensemble de vos logiciels. L'une des principales raisons des fréquentes mises à jour des applications est liée à la sécurité. Les versions antérieures présentent souvent des problèmes connus qui sont corrigés dans les dernières mises à jour. Vérifiez que vous disposez de la dernière version de chaque programme dont vous avez besoin.

Tenez les autres à distance de vos dispositifs de travail. Ce n'est pas de la méchanceté : votre colocataire ou votre enfant pourrait tout simplement consulter accidentellement un site ou télécharger quelque chose qui pourrait compromettre l'ensemble de votre système. Dans ce domaine, mieux vaut prévenir que guérir.

14. Limitez les réseaux sociaux

Il est facile de se laisser absorber par Facebook lorsque vous êtes au bureau, et ça l’est encore plus lorsque vous faites du télétravail. Bien entendu, en cette période où une grande partie du pays et du monde est confinée, les réseaux sociaux constituent un outil essentiel pour communiquer avec la famille et les amis et s’assurer de leur bien-être.

Donc, bien que la pandémie COVID-19 justifie que vous soyez un peu plus présent sur les réseaux sociaux, essayez de limiter vos publications et vos réponses aux autres pendant les heures de travail à l’essentiel, et reportez le reste à plus tard.

15. Essayez de rester positif

Même sans pandémie bouleversant toutes nos habitudes, faire du télétravail pour la première fois reste une adaptation difficile. Sans contrôle, l’éloignement des personnes et l’absence de changement de décor entre la maison et le travail peuvent entraîner une fatigue mentale et physique. Si vous ressentez des difficultés, soyez indulgent avec vous-même.

Essayez de ne pas perdre de vue que personne n'est parfait et qu’à certains moments, les choses peuvent déraper — ce qui est tout à fait acceptable. Nous vivons une période difficile, mais nous sommes capables de la gérer. Vous n'êtes pas le seul à apprendre à gérer chaque nouveau scénario qui vous est actuellement imposé, et il est essentiel de ne pas être trop dur envers vous-même.

Essayez autant que possible de voir le bon côté des choses. Être raisonnablement positif tout en suivant un maximum les meilleures pratiques de télétravail présentées dans ce document peut vous aider à maintenir le niveau de moral et de productivité souhaité.