Het is niet de eerste keer dat we vertellen hoe belangrijk het is om nieuwe werknemers goed te onboarden om zo uw retentie te verbeteren. De eerste weken van een nieuwe collega zijn immers cruciaal om ze vlot van start te laten gaan.
Maar waar begint u nu? Welke stappen zijn essentieel om n’importe welk profiel perfect op weg te zetten? Neem er onze onboarding-checklist bij en vink één voor één alle stappen af:
>> Download gratis de onboarding-checklist
Het ideale onboardingtraject in 8 fasen
Fase 1: net getekend
Sterke onboarding begint vanaf de kandidaat beslist heeft bij u te tekenen. Vanaf de arbeidsovereenkomst is ondertekend brengt u best de personeelsfiche in orde, overhandigt u al een eventuele onthaalbrochure met handige informatie. Waar is de lunchruimte? Hoe inloggen op het interne netwerk? Al die dingen helpen al om de nieuwe collega meteen bij uw bedrijf te betrekken.
Bestel tijdig materiaal zoals een computer, smartphone of bedrijfswagen. Indien van toepassing, uiteraard.
Vul ook de agenda al aan met kennismakingen en eventuele opleidingen over interne tools. Zo staat die al klaar en weet de starter meteen perfect wat er gaat gebeuren. Staan er evenementen op het programma waar de nieuwe collega nog niets van weet? Stuur al een uitnodiging via Google Kalenders of per mail.
Stuur al meteen een mailtje naar de nieuwe collega dat aantoont dat u heel blij bent dat hij of zij graag bij u wil komen werken en vertel dat er snel meer praktische informatie volgt. Zo wakkert u dat positieve vlammetje aan.
Informeer de rest van het bedrijf ook al over de nieuwe collega en vertel meer over de functie en achtergrond.
Sommige bedrijven werken met een buddysysteem, waarbij de nieuwe collega iemand krijgt toegewezen bij wie hij of zij terecht kan met praktische vragen. (denk aan: hoe schakel je een telefoon door? Waar mag ik parkeren?)
Fase 2: 7 dagen voor de eerste werkdag
Bij de ene nieuwe collega zit er al wat meer tijd tussen de dag van ondertekening van het contract en de eigenlijke startdatum. Daarom is het verstandig om de nieuwe werknemer hoe dan ook een week voor de eerste werkdag een mailtje te sturen. Vermeld waar en wanneer u hem of haar verwacht, wat er op de planning staat voor de eerste dag en wat mee te brengen.
Is er lunch voorzien? Staat de laptop al klaar? Vermeld dit dan al om het gevoel dat alles in orde is ook over te brengen op de nieuwe aanwinst.
Zorg ondertussen voor een piekfijne werkplek: voorzie dus een eventuele computer, kladblokje met een pen, installeer de vaste telefoon en bereid een eventuele badge voor. Zijn er nog accounts of logins nodig voor interne en/of externe tools? Regel dit dan op voorhand.
Fase 3: 3 dagen voor de eerste werkdag
Schrijf een introductiemail naar het team waarvan de nieuwe collega deel zal uitmaken. Vraag hen zich zo open mogelijk op te stellen en bij te springen waar kan.
Fase 4: Eerste werkdag
De eerste werkdag zet de toon en is cruciaal voor het gevoel van de nieuwe collega bij het nieuwe bedrijf.
Organiseer een onboardingmeeting waarin u meer vertelt over uw bedrijf: Wat doet u? Welke normen en waarden zijn daarbij van tel? Overhandig ook meteen een eventuele badge of maaltijdcheques-kaart.
Voorzie voldoende tijd voor een rondleiding en introduceer snel alle collega’s, maar vooral die van het relevante team.
Maak extra indruk met een welkomstpakketje met een koffiemok, welkomstkaartje van het team, …
Fase 5, 6 en 7: 1 week, 1 maand en 3 maanden na eerste werkdag
Hou altijd de vinger aan de pols. Ga daarom een week na de eerste werkdag al eens samenzitten om terug te blikken: hoe was de eerste werkweek? Wat ging er goed? Wat was moeilijker? Hoe verloopt het contact met het team?
Herhaal dit na 1 maand en 3 maanden zodat u perfect weet wat er speelt en de collega - zeker de topkandidaten - makkelijker bij u houdt.
Fase 8: 6 maanden na eerste werkdag
Hoe meer u weet over de ervaring van een nieuwe collega, hoe beter u alle processen kan optimaliseren. Organiseer daarom eventueel een onboarding-enquête waarin u uitgebreid polst naar de eerste 6 maanden.
Deze informatie kan u goed gebruiken om uw onboardingproces voortdurend te verbeteren.
Checklist
Gebruik onze gratis onboarding-checklist voor een gedetailleerd overzicht van bovenstaande - en meer - nuttige stappen om nieuwe collega’s perfect te onboarden. Hoe meer puntjes u als bedrijf kunt afvinken, hoe beter voor u en voor de werknemer. Die zal zich beter op z’n plaats voelen en dat komt retentie natuurlijk ten goede.
